美国秘书工作遍及社会各种管理组织之中，综合辅助的作用是重要而不可缺少的，称职的秘书人员也是受到尊重的。                                                                                                    一、全面服务、有序辅助                                                                              美国秘书属于美国各级各类领导者及主管的群体支持系统，在沟通信息、协调关系、处理办公事务、参谋咨询等方面，发挥综合性辅助作用。不同于财务、人事等职能管理部门的专项辅助，秘书对领导和主管的辅助在范围上是综合性辅助，在过程上是全过程的辅助，在职能支持上具有广泛的参与谋划和服务的责任。秘书有时还要受权代表领导和主管去处理某些特殊问题。称之为特别助理或助理一类的秘书，在地位上略低于副职领导人而又高于职能管理负责人，属于高层次的辅助者。有些管理组织设有秘书长或办公厅（室）主任，他们在主要领导者身边充当综合辅助者和日常事务的全面管理者。                                                                                   美国秘书部门负责人不仅是撰拟重要文稿、协调关系、处理公关事务、安排日常公务的业务专家，而且要求有高超的组织指挥能力，发挥全体秘书人员的作用，为领导开展工作提供服务。他们还要熟悉所属秘书人员的业务特长，充分发挥秘书部门的整体作用。秘书部门负责人及特别助理、助理等高层秘书，对内是各项办公事务的管家，对外是往来沟通、协调处理各种关系的参谋助手。                                                                    美国重要领导人和财团总裁的专职秘书，直接对领导者负责，听从其指挥，直接为其提供辅助和服务。他们的职位级别随辅助对象的不同而各有不同。国家及政府首脑的秘书的地位可等同于部级高官。具体而言，每一位领导人的秘书，其在管理系统中的地位也有所差别，受组织体制、领导和管理模式及领导者的信任程度的影响，具有一定的不确定性；但从总体上看，美国领导人的专职秘书都更加贴近其领导者，往往要陪伴领导者的一切公务活动，跟踪提供辅助和服务；其辅助和服务对象都十分明确和单一，即主要负责人和决策人。                                    二、主辅配合、各展其能                                                                              美国各级各类秘书的职能作用总体来说，都是为领导者和主管提供综合性辅助和办公服务，一般以满足其服务对象的公务需要为基本要求。具体而言，美国秘书的职级类别不同，其职能作用也有所不同。                        1．B级秘书的职能作用。美国B级秘书一般从事日常办公事务。这是每天都要做的具体工作，如整理办公室、应对电话、接待来访者等。其工作性质大多是操作性的，即：通过打字、处理文件和接待事务，为领导服务；在接待组织内外来访者中，热情有礼地为广大公众服务。随着社会的发展，美国对初级秘书除了要求要做好日常公务接待、打字、内外沟通等工作外，还要求他们充当决策者和执行者之间的联系环节。                                      2．A级秘书的职能作用。A级秘书除了处理大量的行政事务外，还承担搜集和组织报告，草拟大型备忘录等文字材料，保管文件，发布有关行政信息，收集领导的零散指示并整理成文，执行领导布置的其他任务。他们往往在极少或无人监督的情况下，自觉审慎地充当着领导者身边重要的办公助手。                                      3．行政秘书的职能作用。经过授权的行政秘书具有相当的权力。他们通常是行政秘书中心的核心人物，指导秘书们围绕着领导层展开行政工作，调动他们工作的积极性和创造性，有效地筹划、组织和安排工作程序、总结工作方法、探讨工作艺术。在领导和主管不在时，他们还要根据授权行使部分领导和主管的职能。